Гибкий офис: современно и удобно

гибкий
Скорость появления технических новинок в нашей жизни, возможность проектной и дистанционной работы сотрудников, новый тип работников «поколения игрек», а также требования к более эффективному использованию арендуемых помещений заставили работодателей задуматься о том, насколько важно присутствие работника на рабочем месте в течение дня и как можно изменить офис, чтобы сделать его максимально удобным, а работу – продуктивной. Развитие рабочей среды идет в ногу с современным пониманием рабочего места и пространства вокруг него. От кабинетно-коридорной системы размещения персонала компании вначале перешли к открытым рабочим пространствам в стиле open space и теперь движутся дальше. Все большее количество компаний «примеряет» на себя концепцию «гибкого офиса», в котором нет жестко закрепленных рабочих мест и сотрудники могут свободно располагаться в любом удобном для них месте.

Работа в атмосфере доверия

Анна Коншина, архитектор и консультант в области эффективной организации рабочих пространств «гибкий офис», Нидерланды

Часто ли вы задумываетесь о том, в каких условиях проводите больше трети вашей жизни? Конечно, имеется в виду работа в офисе. Что влияет на ваше настроение и самочувствие? Как сделать рабочее время наиболее плодотворным и позитивным? Что нужно, чтобы вы с улыбкой начинали и заканчивали рабочий день?Интересная работа и хорошая зарплата – вот что в первую очередь приходит в голову. Но это далеко не единственные факторы вашего успеха на рабочем месте.

Давайте опишем обычный рабочий день, но немного сгустив краски. Вы начинаете утро с дороги на работу. Рабочий день начинается в 9.00, за опоздание – выговор. Сколько времени займет поездка в автомобиле в часы пик, сказать трудно, но совершенно ясно – время потеряно; поездка на метро в эти часы тоже не слишком привлекательна. Итак, вы добрались до работы, но, к сожалению, немного опоздали – выговора не избежать, день начинается со стресса.

Вы приходите в офис и обращаете внимание, что около половины рабочих мест пустует – ваши коллеги в отпуске, в командировках или на встречах. Вы садитесь на свое рабочее место на сквозняке. Настроение портится. Предположим, сегодня вам необходимо написать важный отчет. Вы пытаетесь сосредоточиться, но ваш офис спланирован по принципу open space, и вы работаете вместе с 20–30 коллегами в открытом офисном пространстве. Ваши коллеги громко разговаривают по телефону, у вас начинает болеть голова, работа не клеится. К концу рабочего дня вы устали, но не закончили работу над отчетом. Вы тратите еще пару часов на дорогу домой. Дома сил у вас хватает только на ужин и телевизор. Вас не покидает мысль: «Завтра опять на работу»… Знакомо, не правда ли?

Можно ли изменить ситуацию? Несомненно!

Около 15 лет назад в Нидерландах была разработана новая система работы, которая получила название Workplace Innovation или «гибкий офис». Одной из концепций «гибкого офиса» является дистанционная работа сотрудников, возможные преимущества которой были рассмотрены не только в Европе, но и в России, причем на законодательном уровне. Не так давно в Российской Федерации вступил в силу Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 60-ФЗ, в соответствии с которым в Трудовой кодекс РФ введена новая глава 49.1, посвященная регулированию труда дистанционных работников. Закон урегулировал сложившиеся в современной практике отношения, когда сотрудники могут работать вне помещений, принадлежащих работодателям. Согласно ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ дистанционная работа – это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя (включая другую местность), вне стационарного рабочего места или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для взаимодействия между работодателем и работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети интернет.

Важная особенность норм ТК РФ о дистанционном труде – сторонам предоставляются более широкие по сравнению с классическим трудовым договором возможности для определения условий такого труда.

Приведу пример рабочего дня, оптимально спланированного с учетом специфики вашей работы. Вы начинаете работу утром в 9.00. В это время на дорогах пробки, но вы пару часов можете работать из дома, так как у вас имеется доступ к информации на сервере, а с коллегами можно общаться, например, по почте или скайпу. Дома вы можете работать с максимальной концентрацией. Когда «рассасываются» пробки, вы быстрее добираетесь до офиса. В офисе вы можете выбрать наиболее подходящее вам рабочее место в зависимости от того, чем будете заниматься, а в конце дня завершить работу пораньше.

Как с помощью специалистов и консультантов можно грамотно спланировать «гибкий офис»

Руководитель контролирует результат работы, а не формальное присутствие в офисе

В таком офисе число предусмотренных рабочих столов меньше, чем число сотрудников. При этом можно не беспокоиться – разнообразие рабочих мест доступно всем коллегам. Нет необходимости закреплять за сотрудником определенный рабочий стол. Организация даже небольшого офисного пространства позволяет сотруднику самому выбрать наиболее комфортное рабочее место в зависимости от того, чем он сегодня будет заниматься.

Например, если вам нужно работать с полной концентрацией, вы можете занять отдельную комнату, где вам никто не будет мешать; если вы работаете вместе с коллегой над документом, стоит выбрать рабочий стол для двоих; если запланирована работа в группе, вам удобнее будет расположиться за проектным столом.

В конце рабочего дня вы убираете свои бумаги (и ноутбук) в предусмотренные для них шкафы, и рабочее место снова свободно, завтра его может занять ваш коллега.

Ваш руководитель контролирует результат вашей работы, а не формальное присутствие в офисе с 9 до 18. Вы чувствуете, что работаете в атмосфере уважения и доверия. Вы работаете более самостоятельно, ваша мотивация и результаты вашего труда возрастают.

В конце рабочего дня у вас еще много сил. И это не утопия и фантастика, это – правда жизни, подтвержденная многолетним европейским опытом создания «гибкого офиса».

Работа офиса с точки зрения эффективности бизнеса

Техническая революция стремительно внесла коррективы в нашу жизнь. Трудно представить себе, как мы раньше обходились без интернета, мобильных телефонов и ноутбуков.Технические новшества сделали нас мобильными, информация стала доступна для пользователей независимо от времени и места.

Согласно исследованиям, проведенным Роттердамским университетом, в среднем рабочее место сотрудника остается занятым лишь треть рабочего дня, так как служащие проводят значительную часть времени вне своего рабочего места – в переговорной, на встречах с партнерами, в других зданиях фирмы, в перерывах на кофе, в командировках, на обучении, в отпуске и т.д. В результате около 30% средств каждой компании расходуется на оплату пустующих площадей.

Сегодня все больше европейских компаний используют «гибкий офис», структура которого основана на единстве целей команды, ее гибкости и ориентации на заказчика. Работа оценивается не количеством времени присутствия сотрудника, а достигнутым результатом.

Экономическое преимущество «гибкого офиса»

Практика показывает, что по сравнению с традиционным, «гибкий офис» позволяет сэкономить до 50% офисного пространства и около 30% общих затрат на его содержание.

Кроме того, сотрудники получают возможность выбирать: где и когда им удобнее работать. Если есть возможность один-два раза в неделю поработать дома, сохраняя отчетность, можно сэкономить время на транспорт и лучше спланировать день, таким образом повысив производительность труда.

Работая в «гибком офисе», люди меньше болеют! Отсутствие по болезни сокращается в среднем с 8% до 2%.

Концепция «гибкого офиса» сегодня широко известна и применяется во многих организациях в Западной Европе, Америке и Австралии.

Около 80% рабочего персонала в Нидерландах имеют возможность работать вне офиса. Исследования показали, что продуктивность труда у таких сотрудников примерно на 40% выше, чем у людей, которые вынуждены каждый день приезжать на работу. Одно из самых важных условий эффективной работы – хороший баланс «дом–работа», утверждают 92% опрошенных.

Сотрудники, чувствующие себя комфортно в рабочей среде, работают с большей отдачей и достигают лучших результатов, а также реже меняют место работы. При этом работодатели, инвестирующие в улучшение условий труда, увеличивают доходность и устойчивость предприятия.

Согласно исследованиям Центрального статистического бюро Нидерландов (ЦСБ) экономия средств на одного сотрудника, работающего один день в неделю дома, составляет 2300 евро в год. Гибкий график и возможность удаленной работы увеличивают прибыль и позволяют повысить производительность труда на 20–40%. Две трети опрошенных компаний также считают, что переход на более гибкие условия работы позволяет сэкономить больше средств, чем, например, сокращение штата сотрудников.

«Гибкий офис» так же набирает обороты в России, в частности представительство компании Philips в Москве с 2011 года успешно работает по принципу «гибкого офиса».

«Гибкий офис» – это решение для компаний, которые серьезно задумываются о будущем и ищут новые пути к успеху в сегодняшних непростых экономических условиях.

Источник: kadrovik.ru

Поделиться!