Конференц-зал в аренду — востребованность услуги

Частные и корпоративные мероприятия В целом наблюдается рост в корпоративном сегменте, что связано с деловой активностью. К примеру, в «Балчуг Кемпински Москва», как и раньше, около 80% мероприятий организуют корпоративные клиенты и 20% — частные. В гостинице отметили увеличение количества заказов на мероприятия за последние несколько месяцев. «Как и раньше, среди корпоративных мероприятий у нас преобладают конференции по отраслевым компаниям. Например, проводится конференция среди консалтинговых, медицинских, автомобильных компаний», — сказала Лидия Бегунова, начальник отдела групповых продаж и мероприятий. В отеле «Бородино», напротив, отметили особенный рост в этом году заказов физических лиц. Как правило, они арендуют залы для свадеб, юбилеев, дней рождения. Однако и корпоративные клиенты не дремлют. «В марте и апреле мы наблюдали увеличение количества презентаций примерно на 10% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года», — отметила Кристина Лосева, менеджер отдела продаж «Бородино».

Похожая ситуация и в гостинице «Аструс — Центральный дом туриста». «У нас возросла доля частных клиентов, а примерно с февраля активизировался корпоративный сегмент, где количество заказов увеличилось примерно на 10% по сравнению с февралем-мартом 2009 г. Общий рост заказов на мероприятия (как частных, так и корпоративных клиентов) возрастает примерно на 5% каждый месяц», — сказал Андрей Михайлец, начальник отдела маркетинга и продаж. Отчасти такие показатели в гостинице объясняют началом сотрудничества с event-агентством, а полгода назад залы бронировались посредством прямых продаж. «В основном event-агентства обеспечивают нас корпоративными мероприятиями, в которых обязательно есть развлекательная часть. Возможно, раньше такой клиент не выбрал бы нашу гостиницу, поскольку у нас нет event-отдела. Работать с агентством оказалось достаточно выгодно», — уточнил Андрей Михайлец. С event-агентствами работают и такие гостиницы, как «Милан», «Балчуг Кемпински Москва».

Рост активности отметили и в Sheraton Palace Hotel Moscow. «Конечно, нам сложно сравнивать динамику, поскольку весь прошлый год конференц-залы были закрыты на реконструкцию, а с началом 2008 года ситуацию было бы сравнивать некорректно. Однако уже с конца 2009-го мы получаем много заказов на деловые мероприятия. По сравнению с предыдущими годами, на мой взгляд, стало меньше тренингов для сотрудников и гораздо больше презентаций», — считает Татьяна Тумаркина, заместитель генерального управляющего по коммерческим вопросам. По ее мнению, это связано с тем, что фирмам необходимо восстанавливать или расширять бизнес, поэтому нужны презентации. Обучающие тренинги для сотрудников можно провести и в компании, так как приходится экономить. «Если говорить по отраслям, то много мероприятий у компаний, связанных с медициной и фармацевтикой», — уточнила Татьяна Тумаркина. В отеле отметили и увеличение количества заказов частных клиентов, причем многие бронируют залы уже на лето (к примеру, для свадьбы). Дни недели и количество часов Корпоративные мероприятия обычно проходят в будни (с понедельника по четверг), а частные — в выходные (наиболее популярна суббота). Презентационные часто начинаются в 18.00, а обучающие семинары или конференции могут длиться весь рабочий день, т.е. с 9.00 до 18.00. Частные мероприятия, как правило, предпочитают проводить вечером, и они могут затянуться до полуночи. В отношении времени отельеры никаких существенных перемен не заметили. «У нас есть постоянные заказчики, чей учебный процесс сформирован на базе конгрессных мероприятий гостиницы. Заказы частных лиц чаще всего занимают вечернее время, так как в основном это банкеты или дружеские вечеринки», — сказал Дмитрий Савченко, начальник управления продаж, маркетинга и рекламы ОАО «Интурист Отель Групп».

«Как правило, деловые мероприятия длятся один-три дня. Пять дней подряд бывают обычно только тренинги, но залы под них бронируются у нас гораздо реже», — сказала Лидия Бегунова. В гостиницах «Ирис Конгресс Отель» и «Бородино» средняя продолжительность корпоративных мероприятий обычно один-три дня, а в Sheraton Palace Hotel Moscow — три дня. «Как правило, клиенты организуют презентации своей фирмы для разной аудитории. Бывает, что крупная компания проводит презентацию для своих региональных офисов, а заодно и небольшой тренинг для сотрудников», — сказала Татьяна Тумаркина. Для отеля «Аструс – Центральный дом туриста» тренинги, наоборот, не редкость, и длятся они от трех до семи дней. Основная клиентура – это туристы и спортивные группы. «Средняя продолжительность корпоративных мероприятий составляет пять-шесть часов, частные бывают разные. Меньше, чем на четыре часа, мы, как правило, зал не сдаем, поскольку требуется еще определенное время для его подготовки», — пояснил Андрей Михайлец. В отеле «Милан» тоже проходят мероприятия, рассчитанные на три – семь дней. Скидки на проживание и залы Как правило, при организации длительного корпоративного мероприятия клиенты заказывают проживание в том же отеле. В этом случае гостиницы часто предоставляют скидки. Маркетинговая политика бывает разной, одни дают скидки только на проживание (например, по групповым тарифам, которые значительно ниже индивидуальных), другие — и на проживание, и на залы. Заранее утвержденных тарифов нет, поскольку многое зависит от численности группы, количества дней и часов, необходимых для мероприятия, его формата. «Скидки на проживание в «Ирис Конгресс Отеле» при бронировании залов составляют порядка 15%, на зал при бронировании большого количества номеров может быть 20%, если гости берут от трех ночей и больше», — сказала Юлия Галактионова, менеджер по рекламе и PR. В «Аструс — Центральный дом туриста» скидки на проживание, наоборот, могут быть выше, чем на зал. Если группа большая, то скидка на проживание может быть 15–20%, а на зал — 5%. «Если у корпоративного клиента в неделю 10–15 совещаний, то ему гораздо выгоднее получить скидку на проживание, поскольку залы стоят значительно дешевле. В нашем отеле средняя стоимость залов — 1700 рублей в час», — сказал Андрей Михайлец.

Конференц-зал, банкетный зал или ресторан? Как правило, рестораны и банкетные залы бронируют частные клиенты либо корпоративные в случае фуршетов, корпоративных вечеринок. Под тренинги и семинары выбирают обычно конференц-залы. Правда, иногда такая граница бывает условной. Дмитрий Савченко по поводу отеля «Космос» сказал, что «практически все залы мультифункциональные, поэтому границы между конференцией и рестораном не существует. Во всех наших залах мы готовы предоставить любое оборудование и накрыть столы для ресторанного питания». То же самое и в «Аструс — Центральный дом туриста»: рестораны подготовлены для проведения конференций, но отличаются другой рассадкой. Кроме того, в ресторане проще накрыть столы. «Тем не менее, конференц-залы все же чаще бронируются под семинары или тренинги, а рестораны — под развлекательные мероприятия», — отметил Андрей Михайлец. Если большой ресторан только один, как, например, в отеле «Милан», то его переоборудовать для проведения конференций не станут, а предложат банкетный или конференц-зал.

Оборудование Чаше всего у гостиниц имеется свое оборудование, иногда часть его принадлежит компании-партнеру. Так, дочерняя фирма «Телеком» занимается оснащением залов и обслуживанием оборудования «Аструс — Центральный дом туриста». Бывает, что его поставляет независимая компания. К примеру, на территории отеля «Балчуг Кемпински Москва» часть площади арендует бизнес-центр, который и обеспечивает его всем необходимым оборудованием для конференций. Сотрудники бизнес-центра работают в тесном контакте с отделом продаж и техническим отделом. Отелю это гораздо выгоднее, чем создавать дополнительный отдел, к тому же он получает от бизнес-центра комиссионные по итогам продаж. В «Бородино» бизнес-центр входит в холдинг «Группа компаний «Бородино», при этом гостиница имеет все необходимое оборудование. У «Космоса» тоже есть все необходимое, а профессиональное, требующее квалифицированной технической поддержки, арендуют у поставщика. Как видим, в плане комплектации единой политики нет, а вот клиентам обычно предлагается использовать оборудование отеля, хотя, конечно, они могут предпочесть собственное. Довод в пользу оборудования отеля достаточно прост: его сотрудники (или сотрудники компании-партнера) гораздо лучше знают особенности конкретного зала, чем специалисты со стороны. «Дело не только в том, что гостиница получает определенную комиссию с оборудования (в нашем случае с бизнес-центра). Внешняя компания не может так хорошо знать площадку, как наши специалисты. К примеру, в зале в одном месте звук может пропадать, а в другом, наоборот, звучать громче. В зависимости от этого нужно правильно установить колонки», — объяснила Лидия Бегунова. По словам Татьяны Тумаркиной, установка собственного оборудования может быть клиенту неудобна. «Например, у нас проходило мероприятие, где каждому участнику (всего около 50 человек) нужны были монитор, микрофон и др. Велась трансляция перевода. Понятно, что в этом случае проще заказать все оснащение у нас». В отеле есть зал со встроенным оборудованием, а другие — без него, чтобы клиент мог установить его по своему усмотрению. Понятно, что иногда нужна именно своя аппаратура, обычно музыкальным коллективам, если мероприятие сопровождается или заканчивается, допустим, развлекательной программой. Если установка оборудования не занимает много времени, то за него не взимается арендная плата. К примеру, «Аструс — Центральный дом туриста» может предоставить бесплатно 20–30 минут для настройки. Другой фактор — промежуток времени между мероприятиями. «Чем короче этот период, тем больше понадобится персонала для подготовки зала. Понятно, что это нужно учитывать при расчете затрат на мероприятие», — сказала Лидия Бегунова из отеля «Балчуг Кемпински Москва».

Случаи отказов Гостиницы трепетно относятся к своему имиджу, поэтому им небезразлично, какая компания хочет организовать мероприятие у них. Заранее утвержденного «черного списка» нет, но какая-либо радикальная партия вполне может получить отказ. К счастью, такие случаи встречаются достаточно редко. «В спорных ситуациях мы обычно просим компанию прислать нам официальный запрос на бронирование определенной даты для мероприятия. Иногда этого бывает достаточно, чтобы компания захотела выбрать другое место. В противном случае она будет вынуждена переводить деньги с официального счета, предоставлять нам официальные банковские реквизиты, что может быть для нее нежелательно», — пояснила Лидия Бегунова. «Аструс — Центральный дом туриста» просит предоставить правоустанавливающие документы. «Если организация зарегистрирована в Минюсте, то все в порядке, значит, у нее есть разрешение на деятельность. Отель вне политики, поэтому в данном случае политические взгляды участников мероприятия нас не интересуют. Единственное условие — чтобы участники мероприятия не распространяли рекламную продукцию среди гостей отеля», — уточнил Андрей Михайлец. Однако, как правило, залы для мероприятий арендуют коммерческие компании, и каких-либо сложностей не возникает.

Конкуренты Знание о преимуществах конкурентов — отличная возможность улучшить собственный бизнес. К примеру, «Балчуг Кемпински Москва» считает конкурентами в сфере конференц-услуг пятизвездники, расположенные в центре города и уже известные на рынке, а также недавно открывшиеся, поскольку даже самым лояльным клиентам интересно попробовать что-то новое. «Наши гости — в основном те, кто решил провести мероприятие именно в столичном отеле высокого уровня. К тому же оно часто рассчитано только на день. В этом случае фактор расположения нашего отеля очень важен, — объяснила Лидия Бегунова. — Восемьдесят процентов нашего бизнеса — это компании, находящиеся в Москве, как российские, так и иностранные». Некоторые гостиницы («Милан», «Аструс — Центральный дом туриста», «Бородино» и др.) видят конкурентов в средствах размещения Подмосковья и Санкт-Петербурга. Большинство из опрошенных отельеров признали в качестве таковых бизнес-центры. По словам Юлии Галактионовой из «Ирис Конгресс Отеля», «примерно последние пять лет бизнес-центры строятся с достаточно большими залами для конференций, что делает их более конкурентоспособными». Однако у гостиниц все равно есть преимущества. Во-первых, возможность размещения рядом с местом проведения мероприятия (если оно рассчитано на несколько дней). Во-вторых, ресторанное питание и обслуживание. В бизнес-центрах питание, как правило, обеспечивают кейтеринговые компании. «Преимущество пятизвездного отеля в том, что к каждому госту относятся как к VIP-клиенту. К нам приходят люди, привыкшие к определенному уровню сервиса. У бизнес-центров немного другая направленность, поэтому мы не считаем их конкурентами», — сказала Лидия Бегунова. Аналогичной позиции придерживаются и в гостинице «Космос». «В сегменте гостиниц и других конгрессных центров, способных принять в одном здании группу до 1000 человек, предоставить проживание, питание, а также возможность совещаться в одном зале, одновременно проводить семинарские занятия в малых залах, а вечером организовать прием на ту же тысячу, мы уникальны не только в России, но и Европе», — уверен Дмитрий Савченко. Прогнозы относительно рынка конференц-услуг на ближайший год довольно оптимистичны. По мнению отельеров, доходность от залов будет значительно выше, чем в 2009-м, возможно, от 10 до 40%, хотя, скорее всего, и не достигнет показателей предыдущих нескольких лет.