Как правильно искать и арендовать офис в Москве

13 лайфхаков. Как снять офис в Москве без проблем и ошибок.

Подбор офиса в Москве занятие сложное, в особенности если делаешь это впервые. Как найти и снять подходящий офис для своей компании и избежать при этом часто совершаемых ошибок и последующих проблем. Редакция журнала «OFFICE NEWS» попросила осветить эту тему представителей трех столичных агентств, специализирующихся на сделках с офисной недвижимостью, задав 13 главных вопросов.

1. Кто как правило осуществляет поиск офисных помещений?

Марина Твердохлеб (агентство «REALTY GUIDE«, генеральный директор):  Это те несчастные, которых отвлекли от основного вида их профессиональной деятельности и бросили на изучения неведомого нового рынка — коммерческой недвижимости. За поиск офисного помещения отвечают лица, уполномоченные руководством компании, планирующей переезд. Для малого бизнеса это может быть как помощник руководителя, так и сам генеральный директор или непосредственно учредитель компании, обычно такие арендаторы подбирают офис до 100 м2. Для среднего бизнеса, арендующего площади до условной границы 500 м2, характерно участие непосредственно самих сотрудников, которые во многом оказывают влияние на выбор лица, принимающего решение. Для более крупных предприятий поиск может вестись по нескольким направлениям: секретариат лица, принимающего решение по заключению договора аренды, представители административно-хозяйственного отдела, различные руководители направлений.

Сергей Долгачев (агентство «CREBA» (Большой офис), управляющий партнер): Статус лица, осуществляющего поиск помещений, зависит от размеров компании — численности персонала. Так например в компании с численностью до 20 человек это может быть руководитель бизнеса или его владелец, в тоже время в крупной компании, со штатным расписанием более 100 сотрудников, это почти всегда начальник АХО или руководитель одного из департаментов (кадры, финансы, продажи), а иногда специально сформированная группа сотрудников, ведь по своей сути переезд это отдельный проект.

Наталья Куницкая (агентство «METRO.ESTATE«, директор):  Как правило, когда компании хотят снимать офис, они поручают это кому-то из своих сотрудников.  И это человек начинает «бегать — ездить» помещения смотреть. Через месяц, как правило, он уже выдыхается, ничего не может и не хочет. Компании хотят сэкономить и потому отправляют своего представителя на поиски помещения.  В результате ничего не получается  и начинают обращаться в агентство. А в агентстве это уже рядовые брокеры, которые могут профессионально заниматься поиском. Любой компании лучше обращаться в специализированное агентство, плюсов много, а комиссию платить не придется — ее платит собственник помещения. Люди, которые профессионально занимаются поиском офиса  — это брокеры, многие из которых не только имеют доступ к базе по всей Москве, но и, в силу опыта, держат ее в голове. Такие специалисты знают в каком районе какой диапазон цен, в каком районе и в каком БЦ есть необходимые вакантные помещения. Если вы привлекаете к поиску профессионального агента, он конечно же лучше, быстрее и качественнее сделает вам выборку объектов и из них останется только выбрать наиболее подходящий вариант.

Алексей Трофимов (агентство «RIRUBRO«, руководитель департамента брокериджа): Ответственного за поиск офиса назначает генеральный директор компании. Обычно поиском офиса занимается сотрудник среднего звена, в редких случаях этим занимается сам генеральный директор.

2. Как вести поиск помещения? С чего начать? 

М.Твердохлеб: Поиск офиса начинается с причины, которая толкнула на это рискованное занятие. С того, что сподвигло компанию к поиску, тяжелая экономическая ситуация — и срочное сжатие, поиск возможности экономии средств. Или же, наоборот, для компании, которая находится в состоянии активного роста или, возможно, появились средства и желание улучшить качество арендуемого офиса. Поиск офисного помещения, в основном, определяется локацией и бюджетом на аренду. Существует множество способов, выбора помещений — сбор данных агрегаторов по коммерческим помещениям и анализ их секретарем или иными сотрудниками, выбор объектов с помощью помощью поисковых систем интернета и «поисковых» возможностей руководителя АХО, самостоятельных попыток организовать просмотр помещения и получения условий по договору аренды, а можно обратиться к профессиональному брокеру и получить всю необходимую информацию по вакантным площадям, условиям, ставкам. Вам организуют просмотр помещений и переговоры по условиям аренды.

С.Долгачев: Первое что необходимо сделать, это определить бюджет и параметры подходящего помещения: площадь, месторасположение, планировка. Есть смысл учесть недостатки текущего офиса, что бы принципиально «не наступить на те же грабли» вновь.

Н.Куницкая: Первое — нужно понимать параметры, а именно:  какой офис нужен? на сколько человек?  в каком месте? какой бюджет? и т.д. По данным параметрам вопросов может быть порядка двадцати. Исходя из сформированных критериев соответственно и нужно начинать поиски. Раньше потенциальные арендаторы и покупатели помещений искали офисы через газеты. В современном мире естественно  это поиск через интернет. Лучше это делать через агентство, так как у агентства есть специальные программы, агент просто вводит все параметры в программу и выборка готова. Это гораздо быстрее чем  люди ищущие офис в частном порядке.

А.Трофимов: Для начала поисков офиса нужно определиться со следующими параметрами: удаленность от метро, район поисков офиса, бюджет, метраж офиса и наличие парковки.

3. Какие инструменты доступны для поиска офиса, какие из них наиболее эффективны?

М.Твердохлеб: Самый доступный инструмент для поиска — это телефон. Необходимо просто набрать телефон брокерской компании, такой например, как «Риэлти Гайд» и в режиме одного окна вы получите консультации по любому офисному помещению.

С.Долгачев: Для целей поиска офисного помещения можно воспользоваться площадками типа «ЦИАН» и «Авито» или специализированными агрегаторами агентств недвижимости типа «wikimetria.ru» и «of.ru«, ну а для тех, кто отлично знает какой именно бизнес-центр его интересует подойдет и прямой звонок на объект. Телефон всегда можно найти в интернете на сайте бизнес-центра, даже если сайт не официальный (принадлежит агентству), то агент действует в интересах собственника помещений и в любом случае безвозмездно проконсультирует о вакантных помещениях, пришлет презентацию, организует просмотр.

Н.Куницкая: Если потенциальный арендатор ищет без агентства, конечно это интернет и основные сайты: на сегодняшний день – это «ЦИАН»  и «Авито».  Лучше конечно циан, так как любой арендатор может сам зайти на сайт, точно также ввести нужные параметры: локацию, диапозон цен , квадратуру и циан выдаст ему выборку.  Затем необходимо данные варианты обзвонить, а это большой труд, и это по-сути работа агента.  Некоторые арендаторы еще делают так, вкладывают деньги и размещают объявление: ищем офис в таком то месте и тогда уже наоборот к ним звонят агенты и предлагают подходящие варианты,  а по итогам разговора отправляют заинтересовавшие предложения и на электронную почту или в мессенджер типа «WatsApp».  Это тоже быстро и эффективно, но поступившие предложения нужно тщательно фильтровать, проверять и затем уже смотреть.

А.Трофимов: Наиболее удобный и практичный способ поиска – интернет ресурсы, в редких случаях пресса.

4. Есть ли принципиальная разница обращаться непосредственно к собственнику помещения или осуществлять поиск через агента агентство?

М.Твердохлеб: Принципиальной разницы на начальном этапе вроде бы нет, это как правило, либо телефонный звонок, либо заявка. Но разница существенно ощущается в результате, который вы достигнете в итоге, так как между Арендодателем и Потенциальным Арендатором возникает когнитивный диссонанс, и без помощи профессионального брокера — помощника, назовем его «буфером», обойтись невозможно.

С.Долгачев: Есть. Поиск с помощью агентства быстрее, качественнее и по итогам дешевле.

Н.Куницкая: Для арендаторов намного лучше и правильнее  будет обратиться к брокеру, потому что всю кропотливую и муторную работу при поиске помещения выполнит агент и в результате арендатору не придется за это платить комиссию, а значит не возникнет лишних финансовых и временных затрат. На сегодняшний день комиссию платят собственники помещений, раньше было иначе.

А.Трофимов: Да, разница есть. При обращении к собственнику объекта невозможно получить полную информацию по району поиска, так как собственники у помещений а тем более зданий в подавляющем большинстве разные. При обращении в агентство недвижимости брокер предоставляет полную информацию по району поиска, так как у них есть база всех помещений / собственников.

5. Следует ли торговаться при аренде помещения? На какие факторы обратить внимание в ходе торга? 

М.Твердохлеб: Возможность торга, как правило, заложена уже в самом предложении. И не всегда речь идет о торге на понижение). Безусловно, необходимо обращать внимание на существенные условия договора, такие как арендная ставка, размер эксплуатационных и коммунальных платежей, системы налогообложения, наличие и размер коридорного коэффициента, срок действия договора аренды, возможность одностороннего выхода из него, размер ежегодной индексации, размер депозита, условий и сроков его возврата, нюансов очень много.. Чтобы ответить полноценно на этот вопрос, потребуется отдельная публикация.

С.Долгачев: Здесь ответ банален — торговаться следует. В 95 случаях из 100 собственник помещения готов предоставить скидку, однако ценовой фактор не единственный, который следует обсуждать. Постарайтесь согласовать максимальный размер арендных каникул и минимальный % ежегодной индексации (среднем по рынку 5-7%).

Н.Куницкая: Следует и обязательно нужно торговаться. Всегда. При должной подготовке арендаторы (их юристы) могут засыпать вопросами, ответы на которые будут поводом для снижения стоимости аренды. Ссылаться на большое количество альтернативных вариантов офисных помещений на рынке.  Торговаться – это творческий процесс каждого участника рынка, а факторы могут быть такими: если помещение далеко от метро, больше  5 минут (для Москвы это ключевой момент) нужно сравнивать с более удобно расположенными помещениями и приводить их в качестве примеров для торга. Сотрудникам компании действительно важно, чтобы офис был близко от метро. Также при торге собственнику можно показать еще несколько предложений  (презентаций) офисных помещений. Что в пределах данной локации «еще 10 таких же предложений и лучше — скидывайте нам немного арендную ставку и мы выберем именно ваше помещение для аренды». На самом деле, аспектов, по которым можно торговаться с собственником много, и все их  в рамках блиц-интервью не затронешь.  В каждом объекте требуется индивидуальный подход: на что нужно делать упор, чтобы торг был максимально эффективным.

А.Трофимов: Пробовать торговаться, конечно же, можно. Но все зависит от загруженности бизнес-центра. К примеру, бизнес-центр «Бригантина Холл» загружен на 99% и торговаться по одному блоку собственник не станет.

6. Каким должно быть помещение, что бы оно наилучшим образом отвечало целям компании, что важно учесть?

М.Твердохлеб: В зависимости от того, совпадают ли цели бизнеса с целями генерального директора и близости расположения офисного помещения к месту жительства руководителя. Но, в целом, слишком много аспектов, начиная с вентиляции и качества клининга в местах общего пользования, эксклюзивности провайдеров и заканчивая репутацией арендодателя.

С.Долгачев: Офис должен быть в равной степени устраивающим акционеров компании, ее руководство и ключевых сотрудников. Удобным для посетителей. Презентабельным если есть такая цель ну или, как минимум, просто достаточно комфортным для нахождения сотрудников на рабочих местах в течение рабочего дня.

Н.Куницкая: У каждой компании свой запрос.  Есть компании в которых работает 10 человек, а есть компании у которых  штат например 200 человек, естественно, кому-то нужен опен-спейс (открытая планировка), а кому-то кабинетная планировка. Кому-то нужно дорого, престижно и стильно, чтобы  клиенты  к ним приходили и видели высокий уровень. Кому-то наоборот этого не требуется: «сидеть тихо», чтобы их никто не видел, они там спокойно зарабатывают деньги и так далее. Все по-разному, зависит от вида деятельности и размеров компании. Также хочу отметить, что помещение должно быть с ремонтом, чтобы были провайдеры оптоволоконного высокоскоростного интернета, чтобы там была парковка, недалеко от метро.

А.Трофимов: Офисное помещение должно соответствовать минимум на 85% по критериям подбора, главным из которых является планировочное решение офисного блока, а так же наличие парковки.

7. Насколько критично влияют локация и класс бизнес-центра на стоимость аренды офиса?

М.Твердохлеб:  На стоимость арендной ставки непосредственно влияет востребованность офиса в данном месте, дефицит или наличие офисов конкретного класса в данном районе. Арендная ставка может совсем не соответствовать классу помещения, но с избытком перекрываться его востребованностью в конкретной локации.

С.Долгачев: Класс БЦ и его месторасположение — самые важные аргументы при согласовании ставки аренды, есть факторы, которые влияют столь же существенно: доля вакантных помещений в БЦ (дефицитность), так называемый процент вакансии и предъявляемый спрос. Если на мое помещение 10 претендентов я не буду гибким по цене, если же арендатор один и он рассматривает кроме моего еще 10 вариантов, возможно есть смысл использовать фактор снижения цены.

Н.Куницкая: Если бизнес центр в ЦАО, в удобной локации, это в любом случае будет дороже. Если здание расположено в центре, то в любом случае арендная ставка его будет выше по сравнению с БЦ абсолютно такого же уровня но ближе к МКАД.  Почему? Потому что если выражаться образно и литературно, то Москва напоминает паутинку с центробежными тенденциями. Своеобразным солнышком расходятся лучи из центра в вечернее время. Сотрудникам удобно работать в центре в каких бы районах Москвы они не жили.  Подъездные пути и время в пути, чрезвычайно важные для Столицы понятия. Хотя у локации в центре есть и свои минусы, в первую очередь это недостаток парковочного пространства.

А.Трофимов: Влияет очень сильно. Чем выше классность бизнес-центра и престижность района, тем выше стоимость за кв.м.

8. Важно ли принимать во внимание, кто ваши соседи по бизнес-центру?

М.Твердохлеб: Возможно это ваши коллеги по налоговой инспекции).  Это зависит от того, какое место компания занимает в бизнесе, является ли она сателлитом, обслуживающей узкую нишу в потребности основной компании. Или же ваша компания — «Газпром», тогда все поедут за вами в Санкт-Петербург.

С.Долгачев: Это либо вопрос престижа: пул арендаторов таков, что нахождение в этом бизнес-центре придает дополнительный статус, либо вопрос конкуренции — никогда не находиться в одном здании с конкурентом. Второе особенно важно для торгового бизнеса, но может повлиять на решение и в офисном сегменте.

Н.Куницкая: Конечно, это очень важно. Соседи бывают разные. Если у вас тихая и спокойная компания, и если вас шумные соседи напрягают, конечно, это не лучшее  соседство.. А есть те, кому комфортно в коворкингах, где больше шума, людей, движения, больше знакомств. Все опять же индивидуально, но на соседей обязательно нужно обращать внимание, чтобы они не являлись помехой вашему бизнесу.

А.Трофимов: Для некоторых компаний это важно, так как они хотят избежать конкуренции.

9. Как поступить с мебелью и оборудованием, перевезти или купить новое?

М.Твердохлеб: Если есть возможность оставить оборудование и мебель на прежнем месте аренды с компенсацией по остаточной стоимости, будет разумным сделать это. Разумеется, это не относится к антиквариату эпохи Людовига XVI.

С.Долгачев: Зависит от бюджета. Если средства позволяют, то переезд — хороший повод обновиться.

Н.Куницкая: В новом офисе если мебель уже не соответствует  стилю, лучше приобрести новую. И тем более в сегодняшнем мире — креативный подход: новый офис — новая мебель, новый дизайн. Это хорошо с точки зрения создание атмосферы в компании и влияния на настроение сотрудников. И все индивидуально, зависит кончено от бюджета.  Но лучше конечно, в новый офис с новой мебелью!

А.Трофимов: Все зависит от целей и финансовой составляющей компании.

10. Как правильно подготовить помещение к въезду, кто осуществляет отделку и в какие сроки?

М.Твердохлеб: Правильно подготовленное помещение — это помещение, готовое к использованию точно в срок! Отделку помещения осуществляет либо Арендатор, а Арендодатель предоставляет арендные каникулы на срок ремонта, либо сам Собственник по техническому заданию Арендатора.

С.Долгачев: В большинстве случаев помещение проходит дефектовку — совместный осмотр сторонами, в ходе которой составляется акт недостатков, которые затем устраняются силами и за счет собственника. В случае если арендатор устраняет недостатки самостоятельно, собственник частично компенсирует такие расходы арендными каникулами.

Н.Куницкая: Всегда по-разному. Но, как правило, арендатор просит у арендодателя  арендные  каникулы – две недели или месяц.  Нанимается строительная организация, делается  новый дизайн, покупаются материалы, мебель и делается ремонт. Ремонт по запросам заезжающей компании, и потом уже въезд в помещение.

А.Трофимов: Подготовить помещение к переезду может и собственник, и новый арендатор. Это все происходит по договоренности. В случае если отделку выполняет арендатор, то Собственник предоставляет ему арендные каникулы. Сроки определяются объемом работ.

11. Что является главным при заключении договора аренды, есть ли какие-то подводные камни которые можно предусмотреть на стадии согласования контракта?

М.Твердохлеб: Главным является баланс между условиями договора для обеих сторон, чтобы были соблюдены интересы собственника и арендатора. Это является гарантией для стабильных и долгосрочных отношений, что в свою очередь не достижимо без профессионального посредника в переговорах — буфера, который нивелирует противоречия сторон.

С.Долгачев: Без преувеличения важен каждый пункт договора. Особенное внимание нужно обратить на периодичность платежей, размер и порядок возврата / удержания депозитов, ответственность сторон, возможность досрочного расторжения контракта и прочие условия.

Н.Куницкая: Ряд компаний заключает краткосрочные договора на 11 месяцев, чтобы не проходить процедуру государственной регистрации договора аренды. Кто то предпочитает и для кого –то  это в обязательном порядке – долгосрочные договора, для получения лицензии на тот или иной вид деятельности.  За данный вопрос уже отвечает не брокер, а юристы сторон.

А.Трофимов: Главным при заключении договора аренды является: свидетельство на право собственности, те или иные обременения. Подводные камни: наличие скрытого коридорного коэффициента, большие коммунальные платежи. Большие платежи за интернет, наличие задолженности у собственника здания.

12. Зачем вообще менять офис? Каковы основные причины переезда?

М.Твердохлеб: Смена офиса не является необходимым атрибутом в деятельности компании, многие организации годами и десятилетиями находятся на одном месте, при достижении в своей деятельности синергии с владельцем помещения. Но Компания — живой организм, который растет, сжимается, происходят слияния и разделения, ему ставятся различные задачи — и для решения этих задач необходимы помещения, удовлетворяющие этим запросам.

С.Долгачев: Основные причины всего 2 (в 90% случаев): изменение численности сотрудников или экономический фактор (рост/снижение) доходов. Но существует и множество других мотивов, которые не распространены на рынке, но для компании арендатора могут быть существенны.

Н.Куницкая: Причины разные. Кризис и компании просто не тянут текущий офис с высокой арендной ставкой и подбирают помещение меньшей площади или с более низкой арендной ставкой, но в любом случае с меньшим совокупным размером арендной платы, чтобы нести меньше затрат, обусловленных размером прибыли предприятия. Второй момент, наоборот, когда у компании все отлично, и она имеет возможность улучшить свои условия, можно думать об имидже. В таком случае подыскивают более презентабельный офис, чтобы продемонстрировать новый статус клиентам, кроме того, это положительно влияет и на внутреннее настроение в компании, приятно для сотрудников.  Светлый, большой офис с качественной отделкой благотворно влияет на трудовую деятельность кадров с точки зрения психологии. И как говориться окружение определяет бытие. Важно чтобы было светлее, лучше, дороже. В числе причин смены офиса также могут быть смена локации компании и другие факторы.

А.Трофимов: Причины поиска офиса разнообразны, например: расширение компании, уменьшение расходов, плохое исполнение обязательств управляющей компании.

13. Что пожелаете арендаторам, находящимся в поиске нового офиса?

М.Твердохлеб: Успехов в бизнесе, комфорта и рабочей атмосферы в офисе!

С.Долгачев: Работать с профессиональным консультантом. Выбрать офис максимально подходящей конфигурации, в своем бюджете. Оперативно согласовать контракт аренды и переехать.

Н.Куницкая: Удачи!  Работать с профессионалами! Это будет быстрее правильнее и надежнее. Любой агент делает выборку за час-два, ту же выборку, которую представитель арендатора может делать неделю или две. Цените свое время и нервы.

А.Трофимов: Хотелось бы пожелать профессионального брокера и выбора подходящего офиса для развития компании.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Главные новости ежедневно OFFICE NEWS в Телеграм 16+ реклама - Подписаться на ТК OFFICE NEWS

Игорь Золотухин, F2: как регулируется качество воздуха в современном офисе

Офисное пространство — это самостоятельный мир с собственными правилами и своим микроклиматом. Последнему стали уделять особое внимание в последние годы, импульс к этому дала пандемия COVID-19, но даже несколько лет спустя операторы офисных пространств сохраняют фокус на внутренней среде офиса. Особенно сотрудников офисов волнует качество воздуха. Мы поговорили с Игорем Золотухиным, генеральным директором сети гибких офисных пространств F2, о том, как обеспечивать высокий уровень качества воздуха в офисе.

Объекты O1 Standard получили 8 платиновых сертификатов «Клевер»

Восемь объектов портфеля управления O1 Standard прошли сертификацию экологической эффективности национальной системы «Клевер». Бизнес-центры Lighthouse, White Stone, iCUBE, «Белая площадь», «Кругозор», «ЛеФОРТ», «Аврора» и культурно-деловой комплекс «Большевик» получили высокий уровень сертификации – «Платина».

Офисные центры, магазины, рестораны, кафе появятся на Староволынской улице в ЗАО

Правительство Москвы приняло решение о реорганизации незастроенной территории на западе столицы. Это первый городской участок, право на развитие которого будет выставлено на аукцион в рамках нового вида КРТ – комплексного развития незастроенных территорий. Об этом сообщил заместитель мэра Москвы по вопросам экономической политики и имущественно-земельных отношений Владимир Ефимов.

Билдвайз: Редевелопмент дешевле строительства на 20-25%

В девелоперской компании «Билдвайз» посчитали среднюю стоимость редевелопмента квадратного метра коммерческой недвижимости в Москве, а также оценили перспективность этого направления в столице.По данным «Билдвайз» на сегодняшний день средняя стоимость редевелопмента 1 квадратного метра коммерческой недвижимости обойдется на 20-25% дешевле строительства нового объекта.«Прежде всего, редевелопмент подразумевает…

MR Group создаст центральное гранд-лобби с кофе-поинтом в проекте Symphony 34

В премиальном жилом комплексе Symphony 34 компания MR Group предусмотрела особое пространство для резидентов и их гостей — гранд-лобби площадью 103,37 кв. м с кофе-поинтом. Оно расположится в отдельном трехэтажном здании и станет парадным обрамлением центрального входа на территорию комплекса.

В торговом центре в составе МФК BOTANICA сформирован семейный и детский кластер

В торговом центре Botanica Mall, который реализуется в составе одноименного многофункционального комплекса на ТПУ «Ботанический сад», сформирован семейный и детский кластер. В его состав войдут магазины, услуги, кафе для детей и родителей, детский развлекательный центр и многое другое. Общая площадь кластера займет около 10% арендопригодной площади объекта.

Деловой центр по городской программе построят в Обручевском районе

Деловой центр в составе жилого комплекса в Обручевском районе возведут по программе стимулирования создания мест приложения труда (МПТ). После завершения работ там смогут трудоустроиться почти 1,1 тысячи человек. Об этом рассказал заместитель мэра Москвы по вопросам экономической политики и имущественно-земельных отношений Владимир Ефимов.

Книга “От ассистента до владельца бизнеса” Николая Казанского вошла в ТОП-10 лучших книг бизнес-литературы

Всего в первом конкурсе лучшей бизнес-литературы, который проводит общественная организация Инвестиционная Россия, приняло участие 327 книг, которые, по мнению жюри конкурса, будут максимально полезны российским бизнесменам и топ-менеджменту с учетом актуального контекста.