Офис после пандемии: 4 лайфхака, которые упростят жизнь вашим сотрудникам
Юрий Лашманов, коммерческий директор Ascreen, в рамках онлайн-дискуссии «Новые стратегии распределенной работы» от OfficeNext рассказал о полезных лайфхаках, которые могут сделать офисные пространства удобнее и безопаснее. В этой колонке — четыре решения, которые вы можете взять на заметку.
С официальным окончанием периода самоизоляции компании постепенно возвращаются к офисному режиму работы. При этом он сильно отличается от допандемийного.
Часть компаний полностью перешли на удаленку, например, Twitter или Qiwi. Часть, такие как Facebook, Mail.ru, Avito, — оставили своих сотрудников на удаленке до сентября. Большинство функционируют в смешанном режиме: половина сотрудников работает удаленно из дома, а другая половина — в офисе. Это уже сейчас привело к изменениям в работе офисных пространств.
Более востребованными стали переговорные комнаты всех типов (в том числе Huddle rooms или «аквариумы»), а во многих компаниях руководство решило уменьшить или полностью избавиться от рабочих мест, которые фиксируются за конкретными людьми.
Как сделать общение в офисе удобным и безопасным, а еще наладить эффективное взаимодействие удаленщиков с офисными коллегами? Расскажу о лайфхаках, которые реализованы в офисах BCS, «Дикси», Лаборатории Спутниковой Океанографии РГГМУ.
Лайфхак №1: делаем онлайн-общение удобнее с помощью технологии Bring Your Own Device
Проблема: идет рабочее совещание, три сотрудника общаются по видеосвязи с коллегами. Эта ситуация часто иллюстрируется фотографиями улыбающихся офисных сотрудников. Но что происходит на самом деле?
Перед людьми стоит маленький ноутбук — например, MacBook Air с небольшим экраном, на котором уже с метрового расстояния не видны собеседники, не говоря уже про графики и цифры. Вместо счастливой улыбки — еле скрываемый дискомфорт.
Гораздо удобнее использовать большой экран в переговорной, тем более такие решения уже есть у большинства компаний.
Но возникает другая проблема — сотрудники используют одновременно множество приложений. С коллегами общаются по Polycom, c партнерами — по Zoom, с клиентами — по Skype, Microsoft Teams, WhatsApp или FaceTime.
Оставаясь на связи вне зависимости от фактического местонахождения, мы привыкли использовать личные устройства — смартфон, планшет, ноутбук — храним на них личные данные для входа в приложения и актуальную информацию по проектам.
Получается, что даже в офисной переговорной намного удобнее работать с личного устройства, а не с корпоративного, подключенного к большому экрану. Так не нужно тратить ценное время на попытки вспомнить и ввести пароль от приложения или почты, поиск презентации на сервере или перекидывание файлов с телефона/планшета. Многие еще боятся оставлять свои персональные данные на общедоступных устройствах.
Нужно решить, каким способом максимально просто подключать личные устройства сотрудников к большому экрану. Подключение по кабелю не всегда подходит, а в случае планшета или смартфона — невозможно. Не все приложения умеют передавать поток видео и звука на внешние экраны.
Решение: технология BYOD (Bring Your Own Device).
Как это работает?
Вы устанавливаете в переговорной приемник BYOD и подключаете ваш смартфон или ноутбук к корпоративной сети. Или подключаете к USB ноутбука небольшое устройство-кнопку.
Теперь можно быстро и удобно выводить на большой экран в переговорной с личного устройства — ноутбука или смартфона — все, что вам нужно, в том числе потоковое видео и звук — например, Zoom-конференцию или презентацию.
BYOD-устройства производят, например, компании Barco и Kramer. Они просты и удобны.
Офис, в котором уже используется решение
В офисе ГК «Эталон» используется Kramer VIA. Устройство, которое представляет собой USB-кнопку. Она подсоединяется к ноутбукам как флешка. Одно нажатие на кнопку — и изображение с вашего ноутбука или планшета выводится на общий экран.
Лайфхак №2: автоматическое наведение камеры конференц-связи на выступающего
Проблема: идет смешанное совещание: часть сотрудников сидит в конференц-комнате, а другие подключаются с ноутбуков и смартфонов из своих домов. Сотрудники в офисе видят лица коллег-удаленщиков крупно на мониторе — это удобно. Но что видит человек, работающий из дома?
Он смотрит в свой смартфон или экран ноутбука и видит всю переговорную комнату целиком. Очень трудно понять, кто из людей в ней говорит в данный момент. Он не видит лица коллег и их эмоции, значит, получает только половину информации.
Решение: камеры с трекингом спикеров, установленные в офисной переговорной
Как это работает?
Со стороны человека, работающего из дома, технология напоминает переключение между изображениями спикеров в Zoom. Камера в переговорной реагирует, например, на звук или включение микрофона и автоматически наводится на лицо спикера. Удаленщик в этот момент видит спикера крупным планом, а не всю переговорную.
Офис, в котором уже используется решение
Камера с системой трекинга по звуку голоса спикера используется, например, в Лаборатории Спутниковой Океанографии РГГМУ.
Стоимость: от 700 тыс. рублей за один комплект
Лайфхак №3: переговорные без очередей благодаря системе бронирования
Проблема: вам надо срочно пообщаться с коллегами, работающими удаленно, вы бежите к ближайшей переговорной комнате — а там уже кто-то есть. Через время вы все-таки попадаете в переговорную, начинаете совещание, но процесс постоянно прерывается — коллеги заглядывают в дверь и спрашивают: «А вам долго еще?»
Решение: система бронирования помещений
Как это работает?
Планшет рядом с дверью показывает, у кого сейчас должно проходить совещание в переговорной и до скольких оно продлится. Подключаем небольшую камеру — и на экране можно посмотреть, не открывая дверь, действительно ли внутри уже кто-то сидит или переговорная пуста. Информация на планшете синхронизируется с корпоративной системой бронирования, например, с Microsoft Outlook или Google-календарем.
Офис, в котором уже используется решение
У переговорных компании BCS не бывает очередей — все помещения подключены к электронной системе бронирования.
Лайфхак №4: информируем об изменениях в офисе с помощью информационно-справочных систем
Проблема: в посткоронавирусную эпоху многие компании ограничивают количество сотрудников в офисе до 30-50%. Это позволяет соблюдать безопасную дистанцию. При этом некоторые отказываются от традиционной фиксации рабочего места за человеком.
Как сотрудникам получить информацию: работает ли их коллега в офисе или из дома? Как работник может узнать, где сегодня находится его рабочее место?
Решение: Информационно-справочная система (ИСС) — корпоративное приложение, позволяющее выводить на интерактивное средство отображения любую полезную информацию.
Как это работает?
Вы можете посмотреть, где сегодня работает сотрудник: в офисе или из дома. Дополнительно можно встроить навигацию по офису для гостей компании.
С помощью единой информационно-справочной системы можно управлять системой бронирования shared-мест.
Сохраняются и традиционные функции новостной ленты — информирование сотрудников о том, что сегодня происходит в офисе, какие у компании планы и перспективы.
Как достичь максимума
Не бойтесь меняться и менять свое офисное пространство. Решения, описанные выше, появились задолго до пандемии, но именно она позволила их переосмыслить для оптимизации бизнес-процессов.
Технология BYOD обязательно поможет всем, кто регулярно проводит переговоры или совещания с коллегами, которые работают из дома. Система бронирования и информационно-справочная система облегчат офисную жизнь крупных компаний (от 100 человек).
Модернизация вашего офиса не займет много времени: как видно из примеров, усовершенствовать рабочее пространство можно без существенной переделки помещений.
Ваши сотрудники будут работать намного эффективнее, если вы внедрите хотя бы одно из предложенных решений. А взаимодействие офисных коллег и удаленщиков станет гораздо удобнее.
Источник: rb.ru
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
В бизнес-центре «Эйлер» будет создано более тысячи рабочих мест
В премиальном бизнес-центре «Эйлер» (Филевский Парк, ЗАО) будет создано более тысячи мест приложения труда. Девелопер проекта – ГК «Сумма элементов».
Столичные рестораторы готовят к открытию летние веранды
С 15 марта столичные рестораторы приступили к монтажу летних веранд при стационарных заведениях. Их обустройство продлится чуть более двух недель. Для посетителей веранды откроются 1 апреля и продолжат работать до 1 ноября.«Завтракать, обедать и ужинать на летних верандах — одно из любимых сезонных удовольствий горожан….
Акция по сбору отработанной техники пройдет в бизнес-центрах O1 Properties
С 1 по 9 апреля, исключая выходные, в бизнес-центрах O1 Properties пройдет акция «Электровесна» – ежегодная экологическая инициатива, направленная на сбор и правильную утилизацию ненужной бытовой, офисной техники и электроники.
MR Group представила новые имена парка скульптур жилого комплекса MOD
Коллекция парка скульптур, которую девелопер MR Group собирает при участии Московского музея современного искусства (MMOMA), пополнилась работами новых ярких представителей.
В бизнес-центре GEOLOG2 прошла заливка первого куба бетона
Девелоперская компания HUTTON осуществила заливку первого куба бетона нового бизнес-центра GEOLOG2 на улице Обручева, 23к3.
Real Estate Property Awards `24 — возможность узнать о лидерах на рынке недвижимости
В Сочи 19 июня состоится финал премии Real Estate Property Awards, главная цель которой — выявление лидеров рынка в каждом из его сегментов и повышение качества и уровня развития российского девелопмента.
Доля сетевых операторов на рынке гибких офисов Санкт-Петербурга увеличится до 88% к концу 2024 года
Согласно данным консалтинговой компании NF Group, с 2020 года сетевые операторы на петербургском рынке гибких офисных пространств продолжают увеличивать долю рынка по объему занимаемых площадей. Так, в 2020 году на них приходилось 75%, в декабре 2023 – уже 86%, а к концу 2024 года прогнозируется увеличение доли до 88%. Эксперты отмечают, что рынок Северной столицы, который ориентирован на корпоративных клиентов, пока не достиг порога насыщения в части качественного предложения. Причем его стали активно осваивать крупные московские сетевые операторы. А небольшие коворкинги, нацеленные на физических лиц, зачастую, не выдерживают конкуренции и закрываются. Средний срок жизни такого проекта (до 30 рабочих мест) без широкого набора дополнительных сервисов, составляет от одного до трех лет.
CMWP: Сегмент гибких рабочих пространств вырастет на 11% в 2024 году
Объем рынка гибких рабочих пространств может вырасти на 46 тыс. кв. м в 2024 году до 448 тыс. кв. м, отмечают аналитики Commonwealth Partnership (CMWP). Таким образом, ожидается прирост по сравнению с прошлым годом на 11%.
TIMES ESTATE закрыла сделку по приобретению международной консалтинговой компании и теперь официально представлена в 6 странах мира
Уже сегодня бренд TIMES начинает работать в следующих странах: Объединенные Арабские Эмираты, Катар, Оман, Бахрейн, Саудовская Аравия по направлениям коммерческая, жилая и инвестиционная недвижимость.
FORMA заключила сделку с НЕОФАРМ в рамках PORTA workplace на 5000 кв. м.
Девелоперская компания FORMA продала Фармацевтической группе компаний НЕОФАРМ около 5 тыс. кв. м в деловом комплексе PORTA workplace. Новый резидент планирует разместить в премиальном проекте собственную штаб-квартиру, консолидировав ряд подразделений.