Офис после пандемии

Офис после пандемии: 4 лайфхака, которые упростят жизнь вашим сотрудникам

Юрий Лашманов, коммерческий директор Ascreen, в рамках онлайн-дискуссии «Новые стратегии распределенной работы» от OfficeNext рассказал о полезных лайфхаках, которые могут сделать офисные пространства удобнее и безопаснее. В этой колонке — четыре решения, которые вы можете взять на заметку.

С официальным окончанием периода самоизоляции компании постепенно возвращаются к офисному режиму работы. При этом он сильно отличается от допандемийного.

Часть компаний полностью перешли на удаленку, например, Twitter или Qiwi. Часть, такие как Facebook, Mail.ru, Avito, — оставили своих сотрудников на удаленке до сентября. Большинство функционируют в смешанном режиме: половина сотрудников работает удаленно из дома, а другая половина — в офисе. Это уже сейчас привело к изменениям в работе офисных пространств.

Более востребованными стали переговорные комнаты всех типов (в том числе Huddle rooms или «аквариумы»), а во многих компаниях руководство решило уменьшить или полностью избавиться от рабочих мест, которые фиксируются за конкретными людьми.

Как сделать общение в офисе удобным и безопасным, а еще наладить эффективное взаимодействие удаленщиков с офисными коллегами? Расскажу о лайфхаках, которые реализованы в офисах BCS, «Дикси», Лаборатории Спутниковой Океанографии РГГМУ.

Лайфхак №1: делаем онлайн-общение удобнее с помощью технологии Bring Your Own Device

Проблема: идет рабочее совещание, три сотрудника общаются по видеосвязи с коллегами. Эта ситуация часто иллюстрируется фотографиями улыбающихся офисных сотрудников. Но что происходит на самом деле?

Перед людьми стоит маленький ноутбук — например, MacBook Air с небольшим экраном, на котором уже с метрового расстояния не видны собеседники, не говоря уже про графики и цифры. Вместо счастливой улыбки — еле скрываемый дискомфорт.

Гораздо удобнее использовать большой экран в переговорной, тем более такие решения уже есть у большинства компаний.

Но возникает другая проблема — сотрудники используют одновременно множество приложений. С коллегами общаются по Polycom, c партнерами — по Zoom, с клиентами — по Skype, Microsoft Teams, WhatsApp или FaceTime.

Оставаясь на связи вне зависимости от фактического местонахождения, мы привыкли использовать личные устройства — смартфон, планшет, ноутбук — храним на них личные данные для входа в приложения и актуальную информацию по проектам.

Получается, что даже в офисной переговорной намного удобнее работать с личного устройства, а не с корпоративного, подключенного к большому экрану. Так не нужно тратить ценное время на попытки вспомнить и ввести пароль от приложения или почты, поиск презентации на сервере или перекидывание файлов с телефона/планшета. Многие еще боятся оставлять свои персональные данные на общедоступных устройствах.

Нужно решить, каким способом максимально просто подключать личные устройства сотрудников к большому экрану. Подключение по кабелю не всегда подходит, а в случае планшета или смартфона — невозможно. Не все приложения умеют передавать поток видео и звука на внешние экраны.

Решение: технология BYOD (Bring Your Own Device).

Как это работает?

Вы устанавливаете в переговорной приемник BYOD и подключаете ваш смартфон или ноутбук к корпоративной сети. Или подключаете к USB ноутбука небольшое устройство-кнопку.

Теперь можно быстро и удобно выводить на большой экран в переговорной с личного устройства — ноутбука или смартфона — все, что вам нужно, в том числе потоковое видео и звук — например, Zoom-конференцию или презентацию.

BYOD-устройства производят, например, компании Barco и Kramer. Они просты и удобны.

Офис, в котором уже используется решение

В офисе ГК «Эталон» используется Kramer VIA. Устройство, которое представляет собой USB-кнопку. Она подсоединяется к ноутбукам как флешка. Одно нажатие на кнопку — и изображение с вашего ноутбука или планшета выводится на общий экран.

Лайфхак №2: автоматическое наведение камеры конференц-связи на выступающего

Проблема: идет смешанное совещание: часть сотрудников сидит в конференц-комнате, а другие подключаются с ноутбуков и смартфонов из своих домов. Сотрудники в офисе видят лица коллег-удаленщиков крупно на мониторе — это удобно. Но что видит человек, работающий из дома?

Он смотрит в свой смартфон или экран ноутбука и видит всю переговорную комнату целиком. Очень трудно понять, кто из людей в ней говорит в данный момент. Он не видит лица коллег и их эмоции, значит, получает только половину информации.

Решение: камеры с трекингом спикеров, установленные в офисной переговорной

Как это работает?

Со стороны человека, работающего из дома, технология напоминает переключение между изображениями спикеров в Zoom. Камера в переговорной реагирует, например, на звук или включение микрофона и автоматически наводится на лицо спикера. Удаленщик в этот момент видит спикера крупным планом, а не всю переговорную.

Офис, в котором уже используется решение

Камера с системой трекинга по звуку голоса спикера используется, например, в Лаборатории Спутниковой Океанографии РГГМУ.

Стоимость: от 700 тыс. рублей за один комплект

Лайфхак №3: переговорные без очередей благодаря системе бронирования

Проблема: вам надо срочно пообщаться с коллегами, работающими удаленно, вы бежите к ближайшей переговорной комнате — а там уже кто-то есть. Через время вы все-таки попадаете в переговорную, начинаете совещание, но процесс постоянно прерывается — коллеги заглядывают в дверь и спрашивают: «А вам долго еще?»

Решение: система бронирования помещений

Как это работает?

Планшет рядом с дверью показывает, у кого сейчас должно проходить совещание в переговорной и до скольких оно продлится. Подключаем небольшую камеру — и на экране можно посмотреть, не открывая дверь, действительно ли внутри уже кто-то сидит или переговорная пуста. Информация на планшете синхронизируется с корпоративной системой бронирования, например, с Microsoft Outlook или Google-календарем.

Офис, в котором уже используется решение

У переговорных компании BCS не бывает очередей — все помещения подключены к электронной системе бронирования.

Лайфхак №4: информируем об изменениях в офисе с помощью информационно-справочных систем

Проблема: в посткоронавирусную эпоху многие компании ограничивают количество сотрудников в офисе до 30-50%. Это позволяет соблюдать безопасную дистанцию. При этом некоторые отказываются от традиционной фиксации рабочего места за человеком.

Как сотрудникам получить информацию: работает ли их коллега в офисе или из дома? Как работник может узнать, где сегодня находится его рабочее место?

Решение: Информационно-справочная система (ИСС) — корпоративное приложение, позволяющее выводить на интерактивное средство отображения любую полезную информацию.

Как это работает?

Вы можете посмотреть, где сегодня работает сотрудник: в офисе или из дома. Дополнительно можно встроить навигацию по офису для гостей компании.

С помощью единой информационно-справочной системы можно управлять системой бронирования shared-мест.

Сохраняются и традиционные функции новостной ленты — информирование сотрудников о том, что сегодня происходит в офисе, какие у компании планы и перспективы.

Как достичь максимума

Не бойтесь меняться и менять свое офисное пространство. Решения, описанные выше, появились задолго до пандемии, но именно она позволила их переосмыслить для оптимизации бизнес-процессов.

Технология BYOD обязательно поможет всем, кто регулярно проводит переговоры или совещания с коллегами, которые работают из дома. Система бронирования и информационно-справочная система облегчат офисную жизнь крупных компаний (от 100 человек).

Модернизация вашего офиса не займет много времени: как видно из примеров, усовершенствовать рабочее пространство можно без существенной переделки помещений.

Ваши сотрудники будут работать намного эффективнее, если вы внедрите хотя бы одно из предложенных решений. А взаимодействие офисных коллег и удаленщиков станет гораздо удобнее.

Источник: rb.ru

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Главные новости ежедневно OFFICE NEWS в Телеграм 16+ реклама - Подписаться на ТК OFFICE NEWS

Столичные рестораторы готовят к открытию летние веранды

С 15 марта столичные рестораторы приступили к монтажу летних веранд при стационарных заведениях. Их обустройство продлится чуть более двух недель. Для посетителей веранды откроются 1 апреля и продолжат работать до 1 ноября.«Завтракать, обедать и ужинать на летних верандах — одно из любимых сезонных удовольствий горожан….

Акция по сбору отработанной техники пройдет в бизнес-центрах O1 Properties

С 1 по 9 апреля, исключая выходные, в бизнес-центрах O1 Properties пройдет акция «Электровесна» – ежегодная экологическая инициатива, направленная на сбор и правильную утилизацию ненужной бытовой, офисной техники и электроники.

MR Group представила новые имена парка скульптур жилого комплекса MOD

Коллекция парка скульптур, которую девелопер MR Group собирает при участии Московского музея современного искусства (MMOMA), пополнилась работами новых ярких представителей.

Real Estate Property Awards `24 — возможность узнать о лидерах на рынке недвижимости

В Сочи 19 июня состоится финал премии Real Estate Property Awards, главная цель которой — выявление лидеров рынка в каждом из его сегментов и повышение качества и уровня развития российского девелопмента.

Доля сетевых операторов на рынке гибких офисов Санкт-Петербурга увеличится до 88% к концу 2024 года

Согласно данным консалтинговой компании NF Group, с 2020 года сетевые операторы на петербургском рынке гибких офисных пространств продолжают увеличивать долю рынка по объему занимаемых площадей. Так, в 2020 году на них приходилось 75%, в декабре 2023 – уже 86%, а к концу 2024 года прогнозируется увеличение доли до 88%. Эксперты отмечают, что рынок Северной столицы, который ориентирован на корпоративных клиентов, пока не достиг порога насыщения в части качественного предложения. Причем его стали активно осваивать крупные московские сетевые операторы. А небольшие коворкинги, нацеленные на физических лиц, зачастую, не выдерживают конкуренции и закрываются. Средний срок жизни такого проекта (до 30 рабочих мест) без широкого набора дополнительных сервисов, составляет от одного до трех лет. 

CMWP: Сегмент гибких рабочих пространств вырастет на 11% в 2024 году

Объем рынка гибких рабочих пространств может вырасти на 46 тыс. кв. м в 2024 году до 448 тыс. кв. м, отмечают аналитики Commonwealth Partnership (CMWP). Таким образом, ожидается прирост по сравнению с прошлым годом на 11%.

TIMES ESTATE закрыла сделку по приобретению международной консалтинговой компании и теперь официально представлена в 6 странах мира

Уже сегодня бренд TIMES начинает работать в следующих странах: Объединенные Арабские Эмираты, Катар, Оман, Бахрейн, Саудовская Аравия по направлениям коммерческая, жилая и инвестиционная недвижимость.

FORMA заключила сделку с НЕОФАРМ в рамках PORTA workplace на 5000 кв. м.

Девелоперская компания FORMA продала Фармацевтической группе компаний НЕОФАРМ около 5 тыс. кв. м в деловом комплексе PORTA workplace. Новый резидент планирует разместить в премиальном проекте собственную штаб-квартиру, консолидировав ряд подразделений.