TIMES ESTATE: О чем спросить перед подписанием договора аренды

Вот вы увидели помещение как будто идеально подходящее под ваши критерии: локация, бизнес-центр, есть даже парковка и ставка «проходит» по бюджету. И, казалось бы, задача «найти офис» почти решена. Где подписать? Куда деньги нести? Специалисты компании Times Estate, специально для читателей OFFICE NEWS, подготовили инструкцию для будущего арендатора.

Не торопитесь. Обязательно уточните у собственника все интересующие вас моменты. Не стесняйтесь задавать вопросы – от них зависит комфорт и длительность дальнейшего пребывания в новом офисе.

Чтобы было легче, мы подготовили небольшую памятку, на что стоит обратить внимание перед подписанием договора аренды офиса.

1. Присмотритесь к помещению более внимательно:

— рассмотрите состояние стен, пола, потолка (потребуется ли ремонт или можно сразу перевозить сотрудников)

— проверьте работу всех систем (включите кондиционеры, попробуйте настроить температурный режим и проверьте работу вентиляции – как минимум, вы не должны услышать постороннего шума и почувствовать неприятный запах)

— проверьте работу санузлов и их количество (достаточно ли мокрых точек для вашего числа сотрудников)

— обязательно уточните выделенную мощность и количество розеток в помещении (некоторым компаниям требуется больше мощности для размещения серверной, дополнительного оборудования или из-за большого числа сотрудников, и не все помещения подходят под этот критерий)

— также стоит сразу узнать режим работы инженерных систем здания: выключают ли их по завершении рабочего дня или задержавшиеся сотрудники смогут комфортно доделать свои задачи.

2. Если требуется переоборудование помещения под потребности вашего бизнеса, необходимо уточнить ряд моментов:

— возможно ли такое в принципе

— готов ли собственник предоставить арендные каникулы на время ремонта или возместить часть расходов

— согласен ли собственник на неотделимые улучшения и на кого ложатся эти расходы.

Нередки случаи, когда собственник берет на себя косметический ремонт под нового арендатора и выполняет несложные ремонтные работы: установку перегородок и необходимую перепланировку.

3. Количество и список провайдеров. Информация поможет вам с планированием будущих расходов.
4. Режим работы бизнес-центра.

Важно знать, пустит ли охрана ваших сотрудников в офис после окончания официального рабочего времени или выгонит даже тех, кто задержался в офисе.

Сейчас большинство бизнес-центров предполагают круглосуточный режим работы, тем не менее может потребоваться дополнительное согласование и предоставление списка задерживающихся сотрудников. Это бывает необходимым условием обеспечения мер безопасности здания.

Отдельный пункт для обсуждения – большой поток клиентов. Как правило, это согласовывается с собственником дополнительно или вовсе требует отсутствия пропускного режима.

5. Ставка.

— что включено в озвученную собственником ставку: только базовая часть или еще эксплуатация, коммунальные платежи и НДС

— как происходит расчет коммунальных платежей: установлены ли счетчики или потребуется это сделать

— возможно ли самостоятельное заключение договоров с поставщиками услуг или необходимо пользоваться услугами только согласованных собственником поставщиков (иногда такой вариант крайне невыгоден для арендатора)

— величина и порядок индексации арендной платы (должен быть отдельный пункт в договоре)

— возможность аренды нужного количества машиномест на парковке бизнес-центра и её стоимость (не лишним будет уточнить, фиксированные ли места, в противном случае, могут возникнуть трудности).

6. Предоставляется ли юридический адрес (в случае необходимости).
7. Условия выхода из договора аренды.

В бизнес-центрах классов А+, А и B+ досрочное расторжение может быть довольно неприятным для арендатора – собственник может назначить штраф, покрывающий его затраты на поиск нового арендатора (иногда это полугодовой арендный платеж).

8. Последний (не по значению) пункт – проверка документов.

Посмотрите, правда ли имеете дело с собственником, если вам предлагают помещение в субаренду – проверьте договор аренды (в нем должен быть пункт о праве арендатора сдавать помещение), запросите технический паспорт (как минимум, для подтверждения озвученной площади).

Если вы с собственником договорились по всем важным для вас пунктам, подготовьте письмо о намерениях с описанием основных условий дальнейшей аренды (параметров помещения, арендной ставки, условий расторжения) – это послужит гарантией, что помещение не будет сдано, пока вы собираете пакет необходимых документов. Обязательно фиксируйте все договоренности и важные для вашего бизнеса моменты в договоре — это залог крепких, безопасных и долгосрочных отношений с собственником.

К вышеизложенному добавим: не стесняйтесь привлекать профессиональных консультантов рынка. Их услуги для арендаторов бесплатны, но помощь и вклад неоценимы: они подскажут ряд пунктов, на которые вы можете не обратить внимание, зададут собственнику нужные вопросы и помогут грамотно провести переговоры и согласовать условия аренды, устраивающие обе стороны. Ваши интересы будут учтены, и вы гарантировано быстрее найдете идеальный офис для своих сотрудников.